Capacity Management dans Klaro Cards

Le 11 juin à 12h30 avait lieu la première Klaro Cards Session, évenement en ligne d'une heure sur le temps de midi pour vous faire découvrir la solution Klaro Cards. Chaque épisode offre une occasion de vous présenter une problématique que nos utilisateurs rencontrent, et la manière d'utiliser Klaro pour la solutionner de manière simple et claire.

• La vidéo Youtube complète de la session
• Les slides présentés au format .pdf
• Le template Projets & Tâches avec le calcul du pourcentage d'équivalent temps plein cumulatif
• Le template Projets & Besoins avec le calcul des sommes d'heures le long du temps

Définir le capacity management

Ce premier épisode était consacré au Capacity Management, c'est-à-dire l'art difficile de s'assurer que les resources affectée à un projet permettront de répondre à la demande dans les délais et budget impartis. Le capacity management est un sujet très large, et nous l'avons abordé sous l'angle des questions qu'une équipe ou entreprise se pose, telles que :

• Comment visualiser la charge de travail ?
• Peut-on accepter un nouveau projet ?
• Quel département risque d'être sous l'eau ?

Les approches classiques face à ces questions nous semblent insatisfaisantes :

• Dédier une équipe à 100% sur un seul projet suppose que le budget du projet permet d'avoir l'ensemble des compétences clefs durant toute la durée, ce qui est rarement le cas ;
• La modélisation fine des projets et plannings dans des outils dédiés est une approche fragile et coûteuse et peu applicable en dehors de processus industriels ;
• Le rejet des estimatifs et délais pour fonctionner dans l'agilité et la confiance a certainement un certain écho chez Klaro Cards, mais tend à invisibiliser des questions de charges qui restent légitimes.

L'approche proposée

Lors de cette session, Bernard a présenté deux modélisations simples dans Klaro Cards, qui permettent de quantifier des heures ou équivalents temps plein sur des projets aux resources partagées. L'objectif n'est pas tant de modéliser finement la réalité opérationnelle que d'offrir une machine à étonnement et permettre aux équipes de faire remonter les questionnements importants.

• Une modélisation Projets & Tâches avec un calcul simple d'un pourcentage d'équivalent temps plein nécessaire pour tenir les échéances
• Une modélisation Projets & Besoins avec une visualisation de la charge dans le temps pour certaines compétences

Dans les deux cas, vous trouverez sur ces pages un lien direct vers la partie de la vidéo consacrée à la modélisation et la possibilité de créer un projet Klaro Cards sur base de ces modèles.

Conclusion

Les modèles proposés restent simples, l'équivalent d'un fichier Excel de moins de dix colonnes. Malgré cette simplicité d'apparence et de prise en main, la force de Klaro Cards réside dans la capacité d'observer la réalité de ces projets, tâches et besoins sous de nombreux angles, pour faire apparaître des divergences ou des non-dits.

Notre équipe support & consultance reste bien sûr à votre disposition pour mettre en oeuvre ces modèles dans votre projet ou entreprise.

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