Ce template propose une décomposition du travail en Projets & Tâches, avec la technique du pourcentage d'équivalent temps plein (%ETP) suggérée lors de la première Klaro Cards Session sur le Capacity Management.

L'idéal pour utiliser ce template est de visionner le contexte et la proposition faite durant cette session, sur la vidéo Youtube :

Problématique abordée

De nombreux projets en entreprise se déroulent avec des équipes qui ne sont pas 100% dédiées. Les mêmes personnes ou départements participent à plusieurs projets en même temps. Cette situation est source d'inefficacité : communication difficile et asynchrone, blocages, collaborateurs et collaboratrices débordées etc.

Il n'est pas toujours facile ou même possible de corriger cela. Une raison principale est qu'un projet nécessite souvent de nombreuses compétences, donc de nombreuses personnes ou départements, alors que le budget ne permet pas de mobiliser toutes ces personnes temps plein durant tout le projet.

A défaut d'une révolution dans la gestion de projets, on vous propose d'y voir un peu plus clair en équipe avec une technique simple : s'assurer que personne ne doit travailler plus d'un temps plein pour tenir les échéances imaginées.

Modèle proposé

Le modèle du template est assez simple : une décomposition de projets en tâches, chacune de ces tâches ayant une échéance, une personne responsable et une estimation en heures.

Sur base de l'échéance, de l'estimatif, et du temps déjà presté sur les tâches, une dimension calculée %ETP est proposée :

%ETP = temps-restant / (nombre-de-semaines-jusqu'à-échéance * 38h)

Elle calcule le nombre d'équivalent temps plein nécessaires pour tenir l'échéance si l'estimatif est correct (sur une base de 38h semaine, que vous pouvez changer facilement dans sa définition).

Machine à étonnement

L'objectif ici n'est pas de modéliser finement la réalité opérationnelle mais plutôt de visualiser en équipe l'effet des hypothèses (échéances et estimatifs) sur la charge de travail des collaborateurs ou des départements.

Le tableau de bord % d'occupation vous permet de visualiser la charge cumulée, par personne ou par département, et d'en discuter en équipe. Ces discussions permettront d'affiner la compréhension du résultats attendus d'une tâche, de challenger les estimatifs et les échéances pour tenir les échéances sans mettre le personnel en burnout.

Cumul des ETP par personne

Un simple tableau de bord montrant les responsables en colonnes et en utilisant une somme des %ETP en bas de ces dernières permet de découvrir qui ne tiendra pas ses échéances (p.ex. Aurélien et Clara sont largement au-dessus de 100%).

Cumul des ETP par département

Alternativement, en basculant la vue pour montrer les départements en colonne, vous pouvez vérifier si vos échéances et estimatifs respectent la taille de vos départements.

Affiner les discussions grâce aux filtres

A tout moment, les filtres peuvent vous aider à ancrer vos discussions dans le réel et le concret. En focalisant par exemple sur l'un ou l'autre projet uniquement, le focus de la discussion se précise et/ou elle peut être abordée dans une sous-équipe :

D'où viennent les échéances et les estimatifs ?

La difficulté d'une telle approche de modélisation est qu'il est souvent difficile d'obtenir des échéances et estimatifs fiables. Le temps passé à encoder cette information peut même dépasser l'intérêt de le faire.

Avec ce template, nous insistons : le but n'est pas de modéliser finement l'opérationnel, mais d'initier les discussions d'équipes nécessaires. Dans une première approche, nous invitons à faire un premier modèle simple :

Prenez comme échéance des tâches l'échéance du projet lui-même ; de cette manière vos échéances des tâches sont optimistes :

Utiliser également la puissance de la vue Casino pour faire des estimations en demi-jours rapidement. Vos estimatifs doivent être neutres ou légèrement pessimistes :

Si avec un tel modèle vous détectez cumul d'équivalent temps plein plus grand que 100%, vous avez la quasi certitude que vos hypothèses sont dangereuses : avec des échéances optimistes vous identifiez déjà la sous-capacité d'un département ou la surcharge d'une collaboratrice.

Dans le cas contraire affinez les échéances ou estimatifs des personnes ou départements les plus chargés. C'est de ce côté que votre projet a des faiblesses évidentes.