Comment Enspirit utilise Klaro pour le suivi de projets logiciels divers et variés

La particularité d’Enspirit est d’être une équipe relativement petite (moins de 15 personnes actuellement) mais d’opérer sur de nombreux projets logiciels en même temps, en intervenant sur des aspects fort différents pour chacun. L’entreprise est également en télétravail structurel (coopérateurs partout en Europe), et mise sur le travail en duo, sur le coaching et la formation individuelle et collective.

Enspirit est un partenaire privilégié de Klaro, puisque l’équipe intervient comme prestataire technique. Il n’est dont pas étonnant que Klaro y trouve une place de choix, mais pas toujours là où l’on croit…

Avant Klaro

Les logiciels pour entreprises informatiques ne manquent pas, et Enspirit les a longtemps utilisé:

• Trello pour les projets informatiques simples avec une équipe réduite (un à deux développeurs maximum)

• Jira pour les projets techniques de plus grande importance.

• Redmine, historiquement, pour le suivi de bugs.

• GitHub et ses Issues et Pull Requests pour les libraries open-source.

Problématique

Un certain nombre de difficultés sont apparues avec le temps dans l’utilisation de ces logiciels au quotidien:

• La difficulté d’impliquer les clients (p.ex. dans Jira), alors que la priorisation des idées, fonctionnalités, et résolution de bugs nécessite une excellente communication avec les clients et utilisateurs finaux.

• L’impossibilité d’utiliser Trello pour des projets d’envergure: trop de tickets, manque de flexibilité du système de tags, pas de vision dédiée par personne, etc.

• L’inadéquation de ces outils pour une équipe qui travaille sur plusieurs projets, avec des processus et un focus spécifique pour chacun d’eux.

• L’obligation d’utiliser d’autres outils encore pour le suivi moins technique: documentation, liste des formations et lectures, idées et suivi des librairies open-source, etc.

Comme Klaro est utilisé?

Klaro a été introduit en 2018, tout d’abord pour cadrer le product owning avec les clients. Le logiciel s’est graduellement installé dans toute l’entreprise:

• Côté développement, chaque projet logiciel a un Projet Klaro dédié. Une configuration spécifique des dimensions & boards est favorisée, plutôt que la réutilisation d’un template rigide, parce que chaque projet tend à être différent. Les demandes des clients et sont encodées comme des Cartes Klaro, pour suivre les Bugs et User Stories (aka nouvelles fonctionnalités). Après priorisation avec les clients et utilisateurs, ces cartes sont distribuées dans l’équipe, qui suit la plupart du temps une méthodologie Kanban sans organisation en sprints.

• Des projets Klaro sont utilisés pour effectuer le suivi des “communs”: infrastructure, librairies open-source, documentation, formations, etc. Chaque projet est configuré de manière tout à fait spécifique, pour avoir l’information pertinente au moment pertinent.

• Côté consultance, la création de projets Klaro est habituelle pour aider au coaching ou conseil du client ou de son équipe. Qu’il s’agisse d’établir un registre RGPD, de suivre des idées, de brainstormer avec l’équipe, de cartographier les risques.

Résultats et fonctionnalités clef

Klaro a permis d’obtenir les résultats suivants:

• L’introduction de Klaro a largement amélioré le suivi de projets clients, en particulier pour le tri et la priorisation des idées.

• Klaro a aidé à installer durablement une culture lean & agile dans l’entreprise, et auprès des clients eux-mêmes. En aidant à la structuration et au suivi du travail, et en initiant les discussions importantes sur la valeur business des idées, et la gestion de leur complexité, Enspirit a vu les bonnes pratiques s’installer dans les équipes, ce qui in fine réduit le travail de suivi nécessaire de manière numérique.

Les fonctionnalités clef de Klaro:

• La flexibilité des dimensions et des filtres Klaro, qui permettent à chaque projet et chaque équipe de faire ses propres choix de suivi en fonction de la pertinence pour le projet et non d’un standard rigide ou trop théorique.

• La possibilité pour un board d’afficher un sous-ensemble de cartes, présentées de manière spécifique pour aider à atteindre un objectif donné.

• Le fait que les cartes passent automatiquement d’un board à l’autre lorsque leur dimensions changent, ce qui permet une communication automatisée temps réel entre les membres de l’équipe et entre l’équipe et le monde extérieur.