Arrêtons de suivre des tâches, faisons plutôt place aux conversations !

Il y a une question importante à trancher quand on utilise un outil numérique comme Trello ou Klaro Cards. Ces outils vous invitent à créer des cartes numériques, mais c'est à vous de décider ce que ces cartes représentent dans le monde réel. Tout le reste découle de cette décision : l'efficacité du processus, la qualité des discussions de votre équipe, et ainsi de suite.

En pratique, la plupart des premières démos que je fais avec de nouveaux utilisateurs ressemblent à ceci :

[Vous] J'aimerais suivre l'état de nos différents projets, les découper en tâches, savoir qui travaille sur quoi, et poser des statuts et des échéances.

[Moi] Très bien.

Et on se lance dans Klaro :

On ajoute deux types de cartes, Projet et Tâche, et un lien entre les deux.
On configure quelques dimensions : Progression, Responsable et Échéance.
Je montre comment différents tableaux permettent de voir le processus, mais aussi d'ouvrir ou d'ancrer les conversations d'équipe sur les échéances qui approchent, la charge de travail, etc.

Et ça fonctionne très bien, bien sûr. Mais immanquablement, une question arrive :

Admettons que l'équipe rédige un rapport, et que je vienne de terminer ma tâche « Écrire le chapitre 3 ». Dois-je la passer en Terminé et créer une nouvelle tâche « Relire le chapitre 3 », assignée à mon collègue ? Ou dois-je reformuler la carte existante et la laisser dans la colonne En cours ?

Les deux peuvent marcher, mais… vous sentez bien que c'est une façon de faire maladroite et peu efficace, non ?

Oui…

C'est parce que vous ne devriez pas avoir, au départ, une tâche appelée « Écrire le chapitre 3 ». Vous ne devriez sans doute pas suivre des tâches du tout.

…

Et si, à la place, la carte s'appelait « Chapitre 3 », avec des colonnes du type À écrire, En rédaction, Relecture et Prêt, pour en suivre l'avancement ?

On retourne donc dans Klaro Cards et on fait le changement (cela prend cinq minutes).

Pourquoi est-ce mieux ?

Réfléchissons-y. Les outils numériques peuvent vraiment vous aider à suivre qui fait quoi, l'avancement, les échéances, etc. Ils le font bien mieux qu'Excel — et c'est pour cela qu'il faut les utiliser.

Chez Klaro Cards, nous pensons aussi qu'un outil numérique doit faciliter de véritables conversations d'équipe. Dans notre exemple, ancrer la conversation sur l'objectif de l'équipe — le rapport à écrire, en l'occurrence — vaut bien mieux que de l'attacher à des tâches individuelles.

Autrement dit, une conversation comme celle-ci :

Nous avons 7 tâches en cours, 3 assignées à Julie, et 12 qui n'ont pas commencé.

sera toujours moins efficace que celle-là :

Les chapitres 4 et 7 sont écrits, bravo. Le chapitre 3 est presque fini ; il faut quelqu'un pour le relire, Julie peut-être ? Gardons l'introduction, le chapitre 1, pour la toute fin. Marc peut commencer le chapitre 2 la semaine prochaine…

Cela ressemble à un simple changement d'état d'esprit, et c'en est un. Mais cela demande deux ingrédients :

agir en équipe et avoir des conversations riches, plutôt que de distribuer du travail et de contrôler des gens ;
connaître d'autres façons de découper le travail que les tâches.

Ce sont deux sujets considérables, mais ce sera pour un autre billet.

Pour terminer de la manière la plus utile possible, je dois préciser que nos consultants Klaro peuvent vraiment vous aider à repenser vos processus de travail et vos méthodes de suivi d'équipe, comme dans l'exemple ci-dessus. Tout commence par votre première démo !