Adoptez vos emails ; transformez-les automatiquement en cartes Klaro

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Allons droit au but : Klaro Cards vient d'ajouter une belle fonctionnalité. Chaque tableau peut désormais recevoir une adresse email unique. Un email envoyé à cette adresse sera automatiquement converti en une nouvelle carte Klaro dans ce tableau — et éventuellement dans beaucoup d'autres, grâce à la magie habituelle de Klaro. Laissez-moi expliquer rapidement ce que cela signifie pour les utilisateurs de Klaro, puis replacer la fonctionnalité dans le contexte plus large de la digitalisation des entreprises.

Créer des cartes dans les tableaux Klaro

Si vous ne connaissez pas encore Klaro, prenez un instant pour regarder notre vidéo de 3 minutes

Contrairement à beaucoup d'autres outils, les tableaux Klaro ne sont pas des listes de tâches rigides. Chaque tableau est une vue particulière sur une base de données plus large, composée de toutes vos cartes. Les tableaux se synchronisent comme par magie : une même carte Klaro peut apparaître dans de nombreux tableaux différents. C'est utile pour deux raisons :

Une même réalité doit souvent être vue sous plusieurs angles : voir ses tâches par responsable, par exemple, tout en gardant un œil sur les échéances. Mêmes cartes, deux tableaux.
Avoir la même carte dans plusieurs tableaux facilite la communication entre les personnes : les décisions prises dans un tableau (quelqu'un crée ou modifie une carte) se reflètent immédiatement dans les autres tableaux où ces cartes apparaissent (quelqu'un d'autre en est informé).

Les emails envoyés à un tableau se comportent très exactement comme la création d'une carte Klaro. Par défaut, l'objet de l'email devient le titre de la carte, et son contenu la description (nous gérons aussi les pièces jointes et le réglage fin du comportement d'import ; contactez notre équipe support pour en savoir plus).

Dans Klaro, les filtres d'un tableau peuvent fournir des valeurs de dimension par défaut à la carte créée. Autrement dit, les cartes sont enrichies automatiquement par leur contexte, sans encodage manuel. La nouvelle fonctionnalité « email-to-card » tire pleinement parti de cette magie. Vous pouvez facilement viser un public — une équipe ou une personne précise — sans effort d'encodage supplémentaire après l'envoi. Créez autant de tableaux que nécessaire comme « points d'entrée », et configurez chacun d'eux pour poser les dimensions qui ont du sens pour le public concerné.

Dans beaucoup d'entreprises et de processus, un email n'est ni une tâche ni quoi que ce soit qui puisse être assigné ou catégorisé directement. Si c'est votre cas, pensez à créer un tableau de triage dédié et à organiser votre processus et votre équipe autour de lui. La plupart du temps, les emails ne sont que des déclencheurs qui nous demandent du temps pour les transformer en autre chose. Ce qui m'amène à la section suivante.

Les emails sont des déclencheurs

Les emails sont au cœur des processus d'entreprise. S'il fallait citer une technologie utilisée dans toutes les entreprises, ce serait certainement l'email.

Les emails sont des déclencheurs : ils initient quelque chose. Ils demandent une information (à laquelle il faut répondre), ils signalent un problème (qu'il faut corriger), ils clarifient des priorités business (qu'il faut aligner), et ainsi de suite.

Mais les logiciels de messagerie n'ont jamais été conçus en pensant aux processus d'entreprise. Alors que les équipes s'en servent chaque jour pour distribuer et organiser le travail, ils sont souvent en défaut :

un email est soit personnel — impossible à partager ou à assigner à quelqu'un d'autre — soit un fil de discussion où les responsabilités sont floues ;
des emails importants arrivent dans des boîtes pendant que leurs destinataires sont en congé, ou disparaissent dans le flot continu de nouvelles sans importance que chacun reçoit presque tous les jours ;
les emails produisent des conversations désordonnées où quantité de problèmes et d'idées se mélangent, alors que la gestion de projet demande exactement l'inverse : de la clarté, des priorités, des attributions, des engagements sur des délais.

Un logiciel de messagerie n'aide en rien à faire tout cela, et pourtant les gens utilisent l'email en permanence au travail. C'est parce que les emails sont des déclencheurs : ils initient quelque chose en permettant à des humains de communiquer efficacement dans le monde ouvert d'Internet et de ses protocoles. Cela contraste nettement avec le monde plutôt fermé des logiciels d'entreprise et du cloud. Vous pouvez vous échiner à faire collaborer les gens dans un logiciel dédié ou un système de tickets… en fin de compte, ils continueront d'utiliser l'email.

Et c'est très bien ainsi.

Emails et processus d'entreprise

Le fait que Klaro Cards accepte désormais les emails n'est évidemment pas une révolution. Beaucoup de systèmes de tickets le font depuis très longtemps, comme Jira. En ce sens, nous nous sommes simplement alignés sur une pratique standard — mais avec la magie et l'expérience propres à Klaro, expliquées en introduction, ce qui le rend plus simple d'usage et plus souple.

D'autres initiatives récentes méritent le détour, surtout si vous ne pensez pas que Klaro Cards soit le bon outil pour vous. Elles nous inspirent aussi, et nous sommes heureux de les citer ici :

Hey a été lancé récemment. C'est un logiciel de messagerie, pas un système de tickets ni un outil de gestion de projet, mais il apporte une expérience toute neuve et inclut des fonctionnalités pensées pour les équipes. Pour votre traitement personnel du courrier, par exemple, les outils de Hey pour répondre plus tard, mettre un email de côté, etc. donnent une très belle expérience.
Front est un excellent outil pour les équipes de « première ligne » en contact direct avec les clients (support, commercial, etc.). Avant tout, Front est un logiciel de messagerie qui aide à mener les discussions avec les clients. Contrairement à Outlook, disons, un email dans Front peut être assigné et commenté, une échéance peut y être posée, etc. Un très bon mélange entre le ticket et l'email.