Vos formulaires Tally méritent mieux qu'un tableur

Tally, c'est génial pour créer des formulaires et collecter des données. C'est un outil excellent pour obtenir des informations de vos utilisateurs, de vos clients ou de vos prospects. Mais une fois qu'un formulaire est soumis, qu'est-ce qu'il se passe ? Trop souvent, ces précieuses informations atterrissent dans une boîte de réception ou dans un tableur. Elles patientent. Elles nécessitent un traitement manuel avant de pouvoir être véritablement exploitées.

Et si vous pouviez automatiser entièrement la suite du processus ? Imaginez : Vous transformez chaque soumission de formulaire en une action concrète, en une tâche validée ou même en contenu publié directement sur votre site web, sans écrire une seule ligne de code. C'est précisément la promesse de l'intégration entre Tally et Klaro Cards.

Cet article va vous guider, étape par étape, à travers cette connexion pour vous montrer comment transformer la collecte de données en un système d'information dynamique et puissant.

1. Le défi : Que faire de vos données Tally une fois collectées ?

Collecter des informations dans un formulaire, c'est trop bien. C'est la première étape. Mais on est d'accord, la véritable valeur réside dans ce que vous en faites par la suite. Sans un processus post-collecte bien défini, même les données les plus pertinentes sont inutiles.

Les utilisateurs de formulaires en ligne, y compris ceux de Tally, se heurtent fréquemment à des obstacles qui limitent le potentiel de leurs efforts.

Les limitations les plus courantes, on les connaît :

Le traitement manuel des données : Chaque soumission doit être lue, copiée, et transférée manuellement vers un autre système. C'est une tâche chronophage, répétitive et sujette aux erreurs humaines.
La difficulté de valider ou d'enrichir les informations : Comment s'assurer que les données reçues sont correctes et complètes ? Vous voulez mettre en place un processus de relecture, de validation ou d'enrichissement avec des informations complémentaires ? Très vite, vous vous retrouvez face à un casse-tête logistique.
La dépendance vis-à-vis d'un service IT ou d'un webmaster : L'affront ultime ? Vous voulez publier ces informations en ligne ? Vous aurez quasiment toujours besoin de faire intervenir un profil technique. Ce goulot d'étranglement ralentit les publications et bride l'autonomie des équipes métier.

C'est pour surmonter ces défis qu'on a créé le duo Tally et Klaro Cards. Ensemble, on offre une réponse intégrée, fluide et entièrement automatisée.

2. La solution : Un duo dynamique pour une automatisation complète

L'intégration de Tally avec Klaro Cards n'est pas une simple connexion technique. C'est une avancée stratégique qui permet aux créateurs de formulaires de construire des flux de travail complets de bout en bout, sans aucune expertise en développement. Au cœur de cette solution se trouve Klaro Cards, une « base de données No code 100 % configurable ».

Mais qu'est-ce que ça veut dire ? Là où la plupart des outils vous imposent leur vocabulaire et leur façon de faire, avec Klaro Cards, c'est l'inverse. L'outil s'adapte à vos processus, votre jargon et vos méthodes de travail. Vous ne changez pas vos habitudes pour l'outil. C'est l'outil qui se plie à vos besoins. Vous pouvez y stocker et organiser n'importe quel type d'information : des prospects, des tâches, des tickets de support, des idées ou, comme nous allons le voir dans cet exemple, des fiches d'entreprises.

Pour démontrer la puissance de cette synergie, explorons un cas pratique concret : la création et la gestion d'un annuaire en ligne, entièrement alimenté par des soumissions de formulaires Tally.

3. Cas pratique : Créer un annuaire en ligne, de A à Z et sans code

Nous allons suivre un exemple réaliste de bout en bout : la mise en place d'un annuaire en ligne pour les entreprises belges actives dans la digitalisation. Le processus complet, de la soumission du formulaire à la publication sur le site web, est géré sans aucune intervention manuelle ou technique.

3.1. Le point de départ : Votre formulaire Tally

Tout commence par un formulaire Tally, choisi ici pour deux raisons clés : c'est un outil belge et il est RGPD friendly. Le formulaire est simple et conçu pour recueillir les informations essentielles sur chaque entreprise :

Nom de l'entreprise
Site web
Régions d'intervention (ex: Bruxelles, Wallonie, Flandre)
Type de client (ex: PME, grandes entreprises)
Solutions utilisées
Domaines d'expertise

Voir l'exemple ici : https://tally.so/r/n98PgY

Ce formulaire est la porte d'entrée de notre système. Chaque fois qu'une entreprise le remplit, le processus automatisé se met en marche.

3.2. La connexion "magique" : Comment les données voyagent de Tally à Klaro Cards

Le transfert des données de Tally vers Klaro Cards s'effectue en trois étapes d'une simplicité désarmante, sans nécessiter de connecteur complexe.

L'envoi par e-mail : Dans les paramètres de votre formulaire Tally, il suffit d'ajouter une adresse e-mail comme destinataire des notifications de soumission. Cette adresse n'est pas celle d'une personne, mais l'adresse e-mail unique d'un tableau de bord spécifique dans votre projet Klaro Cards. L'intelligence de cette méthode est que ce tableau de bord peut être pré-configuré. Ainsi, chaque nouvelle carte créée par e-mail hérite automatiquement de ses propriétés, comme être de type « Entreprise » et avoir le statut « Nouveau »; Elle est automatiquement placée au bon endroit dans votre processus de validation.
Le mappage des données : Pour que Klaro Cards sache où placer chaque information, on utilise un format simple appelé YAML. Il s'agit simplement de faire correspondre les réponses du formulaire avec les champs (appelés « dimensions ») dans Klaro. Par exemple, on indique que la dimension « Région » dans Klaro doit recevoir la réponse à la question « Régions d'intervention » du formulaire Tally.
Pour le rendre plus concret, voici à quoi ressemble cette correspondance :
L'automatisation : Une fois cette configuration en place, le système est autonome. Chaque nouvelle soumission de formulaire Tally déclenche l'envoi d'un e-mail à Klaro Cards, qui crée automatiquement une nouvelle fiche dans le projet avec toutes les informations correctement remplies. Aucune intervention manuelle n'est requise.

3.3. L'étape clé : Valider et enrichir vos données dans Klaro Cards

Une fois la carte automatiquement créée dans Klaro, elle n'est pas encore publique. Elle entre dans un processus de validation entièrement configurable que vous définissez vous-même. Par exemple, une nouvelle fiche peut suivre les étapes suivantes : Nouveau -> En validation -> Validé ou Rejeté.

Cette étape de centralisation dans Klaro Cards est cruciale. Elle vous permet de :

Assigner la fiche à un membre de votre équipe pour relecture.
Modifier ou enrichir les informations si nécessaire.
Analyser les données en temps réel. Vous pouvez par exemple créer des graphiques pour visualiser la répartition des entreprises par région ou par domaine d'expertise, directement depuis votre tableau de bord.

3.4. Le résultat : Publication instantanée sur votre site web

C'est ici que la magie opère. Sans aucune intervention technique, un simple glisser-déposer dans Klaro se traduit par une publication instantanée sur le site public. Dès qu'une carte est déplacée dans la colonne « Validé », l'entrée correspondante apparaît sur l'annuaire en ligne. Il n'y a aucun délai, aucune synchronisation à attendre et, surtout, aucune intervention d'un développeur.

La flexibilité est totale. Vous souhaitez ajouter une nouvelle catégorie « Flandre » à votre annuaire ? Il suffit de créer un nouveau tableau de bord dans Klaro Cards qui filtre les entreprises intervenant en Flandre. Immédiatement, comme par magie, cette nouvelle catégorie apparaît sur le site web public. Vous gardez le contrôle total sur le contenu et sa structure, en toute simplicité.

Cette approche transforme un simple processus de collecte en un système de publication de contenu puissant et agile.

4. Au-delà de l'annuaire : Libérez le potentiel de votre contenu

Le potentiel de cette intégration va bien au-delà de la création d'annuaires. En réalité, Klaro Cards agit comme un Headless CMS (un système de gestion de contenu sans interface de présentation prédéfinie), vous permettant de gérer n'importe quel type de contenu structuré et de le publier où vous le souhaitez.

Voici quelques exemples concrets qui illustrent cette polyvalence :

Blog & FAQ : Klaro Cards utilise cette méthode pour gérer son propre blog et sa propre foire aux questions. Chaque article ou question/réponse est une carte Klaro. Une fois passée au statut « Publié », elle apparaît sur le site.
Projets : Le client JZH utilise ce système pour présenter ses projets. Les équipes rédigent le contenu directement dans Klaro Cards, elles ajoutent des photos, et elles le publient sur leur site sans jamais avoir à contacter leur webmaster.
Pages légales : JZH gère également ses pages légales (politique de confidentialité, mentions légales, etc.) via Klaro Cards. Cela leur permet de maintenir ces informations critiques à jour facilement et instantanément.

Ces cas d'usage montrent que n'importe quel contenu structuré peut être géré et publié de cette manière. Vous imaginez l'agilité qu'on offre ?

5. Les bénéfices concrets pour les utilisateurs de Tally

Quand vous connectez votre formulaire Tally à Klaro Cards, vous ne faites pas qu'automatiser une tâche. Vous transformez un outil de collecte en un puissant moteur de contenu intégré à vos processus métier.

Voici les avantages clés de cette approche :

Vous passez de la collecte à l'action : Chaque soumission de formulaire devient le point de départ d'un processus tangible. Vous pouvez valider, enrichir, assigner et suivre chaque donnée, vous assurant que rien ne se perd et que tout est traité correctement.
Vous vous concentrez sur votre véritable valeur ajoutée : Votre expertise réside dans la création de contenu, pas dans la technique. On vous laisse vous concentrer sur le message, on s'occupe de la complexité.
Vous devenez maître de votre contenu : Fini les allers-retours avec le service IT ou les demandes à votre webmaster. Vous et votre équipe contrôlez la publication du contenu de A à Z. La mise à jour d'une information se fait en quelques clics dans Klaro Cards et est visible instantanément.
Vous publiez à la vitesse de la pensée : La rapidité est un avantage concurrentiel. Avec cette solution, l'idée de publier du contenu et sa mise en ligne effective ne sont plus séparées que par un simple glisser-déposer. C'est simple, immédiat et presque magique.

6. Conclusion : Donnez une nouvelle dimension à vos formulaires

L'association de Tally et Klaro Cards démontre qu'un formulaire peut être bien plus qu'un simple point de collecte. Il peut devenir la première brique d'un système d'information complet, agile et entièrement automatisé. En éliminant la friction manuelle et les dépendances techniques, vous libérez le véritable potentiel des données que vous recueillez chaque jour. Vous ne vous contentez plus de stocker des réponses ; vous construisez des applications, vous alimentez votre site web et vous créez de la valeur en temps réel.

C'est ce qu'on a présenté dans la Klaro Cards Session #04. Regarder le replay

Il est temps de redéfinir ce qu'un formulaire peut accomplir. Connectez Tally à Klaro Cards et transformez chaque soumission en une opportunité.