5 logiciels pour gérer une boîte mail partagée en équipe en 2025

Quel logiciel choisir pour gérer une boîte mail partagée ?

Lorsqu’une équipe commence à recevoir de nombreux emails, une boîte mail partagée classique ne suffit plus.

Les emails se perdent, les transferts se multiplient et personne ne sait clairement qui traite quoi.

Heureusement, plusieurs solutions existent pour organiser une boîte mail partagée. Voici un comparatif des principales options en 2025.

1. Gmail et Outlook : la solution la plus simple

Gmail et Outlook permettent déjà de créer une boîte mail partagée, d’ajouter des règles ou de classer les messages dans des dossiers.

Avantages

• gratuit
• aucune installation
• prise en main immédiate

Limites

• pas de visibilité sur qui traite quoi
• difficile à gérer dès qu’il y a plus de 2 personnes
• peu d’automatisation

Cette solution convient surtout aux très petites équipes.

2. Hiver : une shared inbox intégrée à Gmail

Hiver ajoute des fonctionnalités collaboratives directement dans Gmail ou Outlook.

L’outil permet d’assigner des emails, d’ajouter des notes internes et de suivre les statuts.

Avantages

• interface familière
• assignation des emails
• suivi des délais de réponse

Limites

• fonctionne surtout avec Gmail
• les fonctionnalités avancées sont rapidement payantes
• le prix augmente vite lorsque l’équipe grandit

Hiver peut convenir aux équipes qui veulent rester dans Gmail tout en ajoutant un peu plus de structure.

3. Front : une plateforme collaborative pour les emails

Front va plus loin qu’une simple boîte mail partagée.

La plateforme centralise les emails, les SMS et d’autres canaux dans une seule interface.

Avantages

• forte collaboration interne
• commentaires et brouillons partagés
• interface moderne

Limites

• prix élevé
• nombreuses fonctionnalités parfois inutiles pour une PME
• coût important pour une équipe de plusieurs personnes

Front est souvent adapté aux entreprises ayant un budget plus important.

4. Freshdesk : un helpdesk complet

Freshdesk transforme les emails en tickets et propose des workflows avancés.

Avantages

• très complet
• nombreuses intégrations
• idéal pour un gros volume de support

Limites

• mise en place plus longue
• surdimensionné pour de nombreuses PME
• nécessite souvent une formation Freshdesk convient surtout aux grandes équipes support.

5. Klaro Cards : organiser les emails sans complexité

Klaro Cards adopte une approche plus simple et plus flexible.

Chaque email entrant est transformé en carte structurée. Vous pouvez ensuite créer vos propres catégories, vos files d’attente et vos règles de distribution.

Par exemple :

• les demandes de devis sont dirigées vers le commercial
• les factures vers l’administratif
• les emails urgents vers les managers

Avantages

• compatible Outlook, Gmail et Office 365
• mise en place en quelques jours
• catégories entièrement personnalisables
• visibilité claire sur qui traite quoi
• hébergement en Europe et conformité RGPD
• tarif transparent : 10 € par utilisateur et par mois

Limites

• Klaro Cards ne remplace pas votre client email
• les réponses continuent à être envoyées depuis Outlook ou Gmail

Tableau comparatif rapide

Quelle est la meilleure solution ?

Tout dépend de votre volume d’emails et de la taille de votre équipe.

Si vous êtes une PME qui cherche une solution simple pour organiser une boîte mail partagée, Klaro Cards est souvent le meilleur compromis.

Vous gardez votre boîte mail actuelle, mais chaque email est automatiquement trié, distribué et suivi.

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