Le template Suivi Freelance est conçu pour aider un travailleur indépendant qui gère des tâches pour plusieurs clients. Avec ce template, il va pouvoir s'organiser et gagner en flexibilité, en structurant son activité autour d'un cycle en 4 étapes. L'objectif est de sortir du chaos d'une liste géante de choses à faire (le « fourre-tout ») pour arriver à des choses qui sont faites et terminées de manière satisfaisante. Klaro Cards permet de visualiser les mêmes données (les tâches) à travers différents workspaces qui correspondent à ces 4 étapes.

L'idéal pour utiliser ce modèle est de regarder l'extrait vidéo suivant :

1. Collecte (La phase de Discovery)

La phase de collecte vise à capturer l'information dès qu'elle arrive afin d'éviter la charge mentale et de s'assurer qu'aucune information ne soit perdue.

Mécanisme de capture

Les tableaux de bord de collecte permettent d'enregistrer rapidement de nouvelles tâches (cartes) reçues par téléphone ou par email. Dans cette phase, il est volontairement configuré pour ne pas imposer l'ajout immédiat d'échéances ou de priorités, car la stratégie viendra plus tard.

Vues utilisées

Le template propose des vues simples, comme une vue en colonne par client, ce qui permet de créer facilement une carte pour un client spécifique lors d'un appel. Il utilise également une vue de type Casino pour les mails non triés.

Automatisation

Klaro Cards permet d'associer une adresse email privée au tableau de bord. Les emails envoyés à cette adresse sont automatiquement transformés en cartes (tâches à faire) et peuvent être préconfigurés (par exemple, si différents emails sont associés à différents clients). Ces nouvelles cartes prennent par défaut les valeurs des dimensions (attributs) définies par les filtres du tableau de bord (par exemple, le statut « À faire »).

2. Stratégie (La phase de priorisation)

La stratégie est essentielle pour choisir et prioriser les actions parce que dans la réalité le nombre de choses à faire dépasse souvent la capacité à les réaliser.

Objectif

Cette phase permet de trier le travail et de gérer les priorités. Le tableau de bord de stratégie permet de visualiser toutes les cartes (tâches à faire, en cours, en attente, bloquées).

Techniques de Priorisation

Un exemple de technique utilisée est la méthode MoSCoW (Must, Should, Could, Won't), qui permet de classer les tâches selon qu'elles doivent absolument être faites ("Must") ou qu'elles peuvent être mises de côté,.

Focalisation

L'outil permet de filtrer la vue pour se concentrer uniquement sur les tâches considérées comme prioritaires (par exemple, effectuer un "Zoom on card" sur les "Musts"). C'est vital pour passer d'un environnement où il y a trop de choses à faire à un focus clair sur les éléments essentiels.

3. Opérationnel (L'exécution)

Dans cette phase, on fait concrètement ce qu'on a décidé de faire.

Vue Kanban

L'opérationnel s'appuie généralement sur un tableau Kanban, où les cartes sont déplacées de gauche à droite selon leur statut (par exemple, à faire, en cours, terminé). Toutes les modifications (changement de statut, client, priorité) se font en bougeant les cartes.

Filtrage par défaut

Le tableau de bord opérationnel est souvent filtré pour n'afficher par défaut que les tâches prioritaires (par exemple, uniquement les "Musts"), afin de limiter le travail en cours et garantir que les choses soient terminées.

Gestion des blocages

Une bonne pratique qu'on recommande chez Klaro Cards, c'est de créer des vues spécifiques pour identifier les blocages. Ça concerne les tâches où la responsabilité n'incombe plus au freelance (par exemple « En attente client » ou « Bloquées »). Cette méthode permet au freelance d'assurer le suivi avec les clients pour faire avancer le processus.

4. Communication (Les informations et les feedbacks)

La communication est l'étape où le freelance informe les parties prenantes de ce qui a été réalisé. De cette façon, une boucle de rétroaction (le feedback) se crée.

Suivi de ce qui est terminé

Le tableau de bord de communication présente la fin du processus : il affiche les tâches terminées triées par date. Ça facilite la communication avec les clients. Une vue "timeline" peut également montrer ce qui a été fait et quand.

Tableaux de bord dédiés par client

Klaro Cards permet de créer des tableaux de bord spécifiques pour chaque client. Le client peut y accéder et ne verra que ses propres cartes (les tâches en cours, les priorités décidées et les dernières réalisations).

Boucle de rétroaction

Ces espaces de communication sont essentiels pour la boucle de feedback. Le client peut revoir les priorités ou le travail en cours et donner son avis, ce qui alimente à nouveau la phase de collecte et de stratégie.