Sortir du chaos

Introduction : Le chaos familier

Vous connaissez ce sentiment ? Celui d'être submergé par une pile de tâches, d'idées et de demandes qui grandit sans cesse, un « gigantesque fourre-tout de choses à faire ». Vous cherchez à mettre de l'ordre, mais les solutions oscillent souvent entre le chaos total ou des outils trop rigides qui étouffent toute flexibilité.

En réalité, le véritable objectif, au-delà du simple rangement, c'est de passer de « plein de choses qu'il faudrait faire » à « des choses qui sont faites ».

Et s'il existait une méthode pour y parvenir de manière plus simple, en conservant une souplesse essentielle ? Une approche qui permet de sortir du désordre sans tomber dans un carcan rigide. Cet article vous guide à travers un changement de perspective, en 5 étapes, depuis les solutions courantes, mais naïves, jusqu'à un cadre de travail puissant et universel pour transformer votre manière de vous organiser.

1. L'illusion de la base de données : confondre stockage et processus

Le premier écueil qu'on constate dans de nombreuses équipes, c'est de croire qu'une grande base de données suffit à organiser le travail. Face à un volume important d'informations, l'approche instinctive est de tout centraliser dans un fichier Excel tentaculaire ou dans une base de données. On pense qu'en digitalisant l'information, on a résolu le problème.

C'est une erreur classique qui consiste à confondre le stockage passif avec un processus actif. Cette méthode capture l'information, mais elle ne crée pas de dynamique. Vos collaborateurs ne savent pas comment faire avancer le travail simplement en ayant accès à un grand tableau. Une liste ne dit ni « par quoi commencer » ni « quelle est la prochaine étape ».

En fait, l'information qu'on digitalise, qu'on la mette dans une base de données ou dans un outil, a tendance à soutenir un processus, certes. Mais il le crée pas.

La véritable organisation exige plus qu'un simple conteneur d'informations. Elle nécessite des étapes claires pour agir sur ces données et faire progresser les choses.

2. Le piège du Kanban trop simple : quand la colonne « À faire » devient un trou noir

La deuxième approche naïve est l'utilisation d'un tableau Kanban trop simpliste, avec des colonnes comme « À faire », « En cours » et « Fini ». Séduisant par sa simplicité, ce système peut fonctionner pour des cas très limités, avec peu de volume et peu de personnes.

Cependant, dans la plupart des contextes professionnels, ce modèle montre vite ses limites. Le problème principal est que la colonne « À faire » a tendance à grandir à l'infini. Elle devient un trou noir où les tâches s'accumulent, ce qui rend le choix et la priorisation quasiment impossibles. Cette approche échoue car il lui manque une étape cruciale : une phase de stratégie pour décider sur quoi travailler avant que les tâches n'entrent dans le flux opérationnel.

3. Le déclic : abandonner la vue parfaite pour des tableaux de bord dédiés

Plutôt que de chercher la vue unique et parfaite qui permettrait de tout gérer, la solution réside dans un changement de perspective. La force d'un bon système d'organisation, c'est sa capacité à présenter les mêmes informations dans des tableaux de bord différents, où chaque tableau de bord est adapté à un objectif spécifique.

C'est l'incarnation de la devise de Klaro Cards, une devise simple mais puissante : la bonne info pour la bonne personne au bon moment.

En pratique, ça signifie créer des vues dédiées pour chaque moment du travail. Ce principe est mis en œuvre de la manière la plus efficace à travers un processus structuré en 4 étapes, que nous allons maintenant détailler.

4. La puissance du cycle : le travail n'est pas une ligne droite, c'est une boucle

Le suivi du travail n'est pas un processus linéaire. C'est une approche cyclique qui peut être découpée en 4 grandes étapes, applicables à presque tous les types de suivi. Chaque étape mérite son propre tableau de bord.

1. Collecte : C'est l'étape où on capture sans friction les besoins, les idées et les tâches. L'objectif de cette étape, c'est de vider sa tête pour réduire la charge mentale. On note l'information au moment où elle passe, qu'elle vienne d'un coup de fil, d'un e-mail ou d'une pensée dans le métro.
2. Stratégie : C'est le moment de prioriser. Cette phase est non négociable car, le plus souvent, il y a plus de choses à faire que de capacité à délivrer. C'est le filtre essentiel entre le volume infini de la collecte et la capacité finie de l'opérationnel.
3. Opérationnel : Ici, on avance concrètement sur le travail qui a été sélectionné. C'est la phase de production. Les tâches progressent vers leur achèvement dans un flux de travail clair.
4. Communication : Une fois le travail terminé, il est crucial d'informer les parties prenantes de ce qui a été fait.

Le point le plus important, c'est que la communication (le point 4) n'est pas la fin. Elle est le début de la boucle suivante. En informant, on génère une boucle de feedback : de nouvelles idées et de nouvelles demandes qui viennent alimenter la prochaine phase de collecte. C'est parce qu'on réinforme normalement les parties prenantes que revient une forme de collecte.

5. Un modèle étonnamment universel : du freelance au développement logiciel

La beauté de ce modèle en 4 étapes (Collecte, Stratégie, Opérationnel, Communication) est sa flexibilité. Il s'applique à des contextes très différents, car l'idée fondamentale de suivi reste la même.

1. Un freelance qui gère des tâches pour plusieurs clients collecte leurs demandes, décide des priorités de la semaine (stratégie), effectue le travail (opérationnel), puis communique sur ses avancées.
2. Une équipe de vente qui suit des prospects dans un CRM collecte de nouveaux leads, décide lesquels qualifier (stratégie), mène les actions commerciales (opérationnel) et communique sur les ventes réalisées.
3. Un Product Owner qui participe au développement d'un logiciel collecte les idées de fonctionnalités et les retours utilisateurs, priorise le développement dans un backlog (stratégie), supervise l'implémentation (opérationnel) et communique sur les nouvelles versions.

Le point commun n'est pas la nature de la tâche, mais le passage systématique par ces 4 phases distinctes.

Conclusion : Repenser le processus, pas seulement l'outil

La plupart des équipes cherchent un outil. Mais ce n'est pas l'outil qui transforme votre manière de travailler. C'est le processus que vous y mettez.

Commencez par ces 4 questions :

1. Où se passe votre collecte ?
2. Comment vous décidez de ce qui est prioritaire ?
3. Quel tableau soutient votre opérationnel ?
4. Comment vous informez les parties prenantes ?

S'il manque une seule étape, le chaos revient. Toujours.

Et c'est là que Klaro Cards fait la différence : il n'impose pas votre processus, il vous aide à le clarifier, à le structurer, puis à l'exécuter. Simplement. Visuellement. De manière collaborative.

C'est ce qu'on a présenté dans la Klaro Cards Session #06: Regarder le replay

Sortir du chaos n'est pas une question d'outil parfait. C'est une question d'organisation claire. Klaro Cards fait le reste.

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