Ce template propose une réflexion sur la capacité des équipes à l’aide d’une décomposition en Projets & Besoins. Il utilise la technique de la somme d’heures au fil du temps, présentée lors de la première Klaro Cards Session sur le Capacity Management.

L'idéal pour utiliser ce template est de visionner le contexte et la proposition faite durant cette session, sur la vidéo Youtube :

Problématique abordée

De nombreux projets en entreprise se déroulent avec des équipes qui ne sont pas 100% dédiées. Les mêmes personnes ou départements participent à plusieurs projets en même temps. Cette situation est source d'inefficacité : communication difficile et asynchrone, blocages, collaborateurs et collaboratrices débordées etc.

Il n'est pas toujours facile ou même possible de corriger cela. Une raison principale est qu'un projet nécessite souvent de nombreuses compétences, donc de nombreuses personnes ou départements, alors que le budget ne permet pas de mobiliser toutes ces personnes temps plein durant tout le projet.

A défaut d'une révolution dans la gestion de projets, on vous propose d'y voir un peu plus clair en équipe avec une technique simple : s'assurer que personne ne doit travailler plus d'un temps plein pour tenir les échéances imaginées.

Modèle proposé

Le modèle du template est assez simple : une décomposition de projets en besoins. Plutôt qu’une décomposition du projets en tâches, proposée dans un autre template, nous préférons ici modéliser des besoins.

Un besoin c’est la présence d’une personne ou d’un département durant une période donnée, pour un certain effort estimé en heures. C’est adéquatement visualisé grâce à une vue Gantt.

Le modèle supporte différent types d’estimatif : heures totales, par semaine, par mois, etc. Les calculs du modèle tiennent compte de ces différences.

Machine à étonnement

L'objectif ici n'est pas de modéliser finement la réalité opérationnelle mais plutôt de visualiser en équipe l'effet des hypothèses (échéances et estimatifs) sur la charge de travail des collaborateurs ou des départements.

Les tableaux de bord Gantt - Besoins et Chart - Besoins vous permettent de visualiser la charge d’heures cumulées dans le temps, par personne ou par département, et d'en discuter en équipe.

Gantt avec somme des heures par unité de temps

Observez que la vue Gantt est configurée pour afficher la somme des heures par unité de temps et regroupement choisi. Par exemple par projet et par semaine :

Ou par département et par mois :

Vue équivalente en graphique

Alternativement, une vue en graphique avec l’intervalle de temps en abscisses vous permet de visualiser ces sommes tout aussi facilement :

Affiner les discussions grâce aux filtres

A tout moment, les filtres peuvent vous aider à ancrer vos discussions dans le réel et le concret. En focalisant par exemple sur l'un ou l'autre projet uniquement, le focus de la discussion se précise et/ou elle peut être abordée dans une sous-équipe :

Sortir du suivi de tâches

Le modèle proposé ici ne fait pas de décomposition d’un projet en tâches assignées, mais favorise plutôt une vue hélicoptère de la charge de travail. Si vous souhaitez néanmoins suivre l’avancement de vos projets, un système de milestones par projet est une alternative aux tâches qui reste macroscopique et favorise les bonnes discussions d’équipes.

Pour chaque projet, listez simplement l’objectif en cours (p.ex. que cherche-t-on à atteindre dans 3 semaines) et ce qui viendra ensuite. Cela permet de croiser l’analyse de charge avec quelques pistes opérationnelles à discuter tous ensemble :