"Voilà,... c'est terminé". Et si on parlait?

La notion de "tâche terminée" est plus compliquée qu'il n'y parait, regardons cela de plus près avec Klaro.

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De nombreux outils de suivi de tâches et/ou gestion de projet offrent de s'organiser en visant à terminer des tâches. Pour reprendre l'expression anglaise consacrée:

Getting things Done

Peut-être en avez-vous entendu parler, lu à ce propos dans des livres sur l'agilité, ou avez-vous vu cette notion magistralement exposée dans des vidéos marketing qui cartonnent?

Mais savez-vous -- qui sait réellement? -- ce qu'une tâche Terminée veut dire. C'est quoi un statut Done, après tout? Est-ce que l'outil que vous utilisez vous aide à préciser cela?

C'est entre autres parce que les outils existant me laissaient sur ma faim que j'ai co-créé Klaro. Il est fréquent pour moi d'aider des étudiants, freelances et équipes IT à mieux comprendre ces notions. Si souvent, dans les faits, qu'il était sans doute temps de coucher cela sur un article de blog.

Tout commence par rendre "terminé" plus précis

Généralement un travail terminé est un travail:

Dont les résultats sont visibles par le monde extérieur.

Mettre l'accent sur le monde extérieur est très important. Il est rare de travailler uniquement pour soi, d'être celui ou celle qui seul.e profite des résultats. Dans bien des cas, notre travail à chacun.e permet à d'autres de prendre la suite et d'atteindre leurs propres objectifs. Ces "autres", je les appellerai vos utilisateurs dans la suite.

Bien comprendre ses utilisateurs et leurs objectifs est fondamental pour préciser ce que "terminé" veut dire. Même dans le cas rare où vous êtes votre propre utilisateur, tracer une frontière entre "vous le travailleur" et "vous l'utilisateur" est essentiel.
Dont l'effet atteint sur le monde extérieur peut être mieux clairement précisé.

"Terminé" ne veut rien dire en soi. En général, je déconseille d'ailleurs l'utilisation de statuts "A faire", "En cours" et "Terminé", certainement dans le cadre du travail. Il est généralement préférable d'écouter ses utilisateurs et de déceler les mots utilisées pour préciser l'effet recherché: une voiture est nettoyée, un livre publié, un document relu, une idée partagée, un design physique testé, une fonctionnalité documentée, etc.

Quelques exemples

Laissez moi illustrer les deux points ci-dessus à l'aide de quelques exemples.

Dans l'utilisation de Klaro pour construire ce blog:

Monde extérieur: un article de blog peut difficilement être considéré comme "Terminé" sans qu'un internaute puisse le lire. Cet article doit donc être accessible sur Internet.
Effet atteint: par conséquent, un article "Terminé", doit certainement être "Publié". Par ailleurs il doit probablement avoir été "Relu", "Illustré" voire même "Traduit".

Dans l'utilisation de Klaro pour suivre des tâches de développement d'un logiciel informatique, soit la création de nouvelles fonctionnalités ou la correction de bugs:

Monde extérieur: une fonctionnalité ne peut être "Terminée" que si l'utilisateur visé peut l'utiliser sans la présence de l'informaticien lui-même,
Effet atteint: par conséquent, elle doit certainement être "Déployée" (p.ex. en production). Il est fort probable qu'elle doive également avoir été "Testée", et "Documentée".

Comme troisième exemple, faisons l'hypothèse que vous utilisez Klaro pour suivre de petits travaux de réparation domestiques:

Monde extérieur: on est ici dans un cas un peu plus difficile, car si vous effectuez les travaux vous-mêmes, vous avez les deux rôles: travailleur et utilisateur. Si nécessaire, vous pourriez demander à votre conjoint, enfants ou amis de jouer le rôle d'utilisateur. Ils peuvent alors vous aider à vérifier que...
Effet atteint: ...les choses dont vous visez la réparation sont en effet "Réparées", ou "A nouveau utilisable". Peut-être certaines réparations nécessitent également d'être "Validées" (par un expert, pour de l'électricité par exemple), ou des documents "Soumis" à l'assurance. Si c'est le cas, la réparation ne peut être "Terminée" sans cela.

C'est dans les détails que les choses se compliquent

Si votre processus est simple, les choses procèdent de manière séquentielle. Par exemple, un article de blog passe de l'état d'"Idée" à "Ecrit", puis "Relu", puis "Illustré", tôt ou tard "Publié". L'utilisation d'un Kanban -- un tableau de suivi qui organise les tâches en colonnes -- simplifie grandement le suivi du processus. A l'aide d'une colonne par état, les articles à écrire apparaissent dans la première colonne, ceux à relire dans la seconde, etc. Vous pourriez même affiner le processus, en ajoutant des colonnes pour les étapes qui prennent un peu plus de temps: p.ex. "Ecriture en cours" ou "Relecture en cours".

Si votre processus n'est pas si simple, ou devrais-je dire quand votre processus deviendra légèrement plus complexe, la technique du simple Kanban ne fonctionnera plus. Voici quelques raisons typiques que j'ai pu observer sur de vrais processus en équipe:

Manque de support pour des étapes parallèles

Dans le monde réel, il est rare qu'un processus soit purement séquentiel. C'est particulièrement vrai quand une équipe collabore. Dans l'exemple du blog, les étapes de relecture et de traduction peuvent toutes deux commencer dès lors que l'article est écrit. Un outil digital de suivi qui impose une séquence d'étapes peut parfois faire plus de mal que de bien: le Kanban et la réalité finissent pas diverger, au détriment d'une visibilité claire sur le processus, et en introduisant des goulots d'étranglement inutiles.

Pas de support holistique pour l'ensemble des requis du processus: un Kanban aide une équipe à atteindre un but du haut niveau en installant une stratégie des milestones. Toujours dans notre exemple, un objectif dit que "toute idée d'article de blog sera tôt ou tard publiée". Les milestones sont: "(tout idée sera) Ecrite", puis "(tout article) Relu", puis "(tout article relu) Illustré". Au delà du fait qu'il s'agit d'une stratégie parmi d'autres, il existe bien d'autres objectifs qui nécessitent probablement du support d'un outil de suivi:
- Tout article en anglais, s'il récolte plus de 50 likes, doit être traduit en français et cette traduction elle-même publiée.
- Tout article dans la colonne "En cours d'écriture" depuis plus de 10 jours doit soit être remis à l'état d'Idée, soit marqué "Abandonné". Cette décision revient à l'équipe éditoriale.
- L'écriture des différentes idées d'article doit être priorisée sur base d'une estimation des chances de succès du sujet.

Manque de support pour différentes préoccupations

Un outil de Kanban trop simple s'écroule rapidement sous le nombre de cartes. Les cartes s'accumulent dans certaines colonnes, en fonction de la maturité des idées qu'elles couvrent, de l'effort nécessaire pour faire avancer le processus, de la disponibilité et/ou la charge de travail des membres de l'équipe.

Quand cela arrive, vous devez prendre des décisions d'organisation. Il est légitime d'attendre d'un logiciel de support qu'il soutienne, voire renforce, ces décisions en séparant différentes préoccupations:

L'équipe éditoriale doit choisir quelles idées d'articles sont prometteuses, sans être innondée ou distraite par le reste de la chaîne d'écriture. Il convient donc d'introduire un board séparé qui ne montre que ces cartes là.
Les traducteurs aimeraient voir uniquement les articles qui doivent être traduits. Et peut-être suivre un sous-processus de traduction qui leur est propre.

Manque de support pour la priorisation

Même en séparant les préoccupations des différentes équipes, il est fréquent de voir les cartes s'accumuler. C'est peut être bon signe: avoir trop de travail est une preuve de succès. Ou peut-être mauvais signe: est-ce que l'équipe se concentre suffisamment sur ce qui est important? Dans les deux cas, il s'agit de raffiner les priorités. Mais celles-ci tendent à varier en fonction des étapes:

La stratégie pour écrire des articles de blog doit favoriser les idées qui ont le plus de chance de succès.
Les traducteurs doivent se concentrer sur les articles fréquemment lus.
L'illustration peut suivre une stratégie du "premier arrivé, premier servi". Ou mieux, elle pourrait être organisée en fonction de la date de publication envisagée par l'équipe éditoriale: "prochain publié, premier servi".

Comment Klaro aide?

Notre travail sur Klaro est nourri par cette analyse, et par une riche expérience de nos équipes et de celles de nos clients face à des requis non triviaux. Notre feuille de route couvre de nombreuses idées pour rendre le travail d'équipe plus agréable, plus précis, plus efficace, plus automatisé aussi. A l'heure où j'écris ces lignes, voici la liste des fonctionnalités qui supportent la réflexion proposée dans cet article:

Contrairement à la plupart des outils, Klaro ne contraint pas le processus à un seul Kanban séquentiel. La flexibilité du système de dimensions permet de capturer plusieurs processus et sous-processus au sein du même projet.
C'est vous qui choisissez ce que veut dire "Terminé", y compris dans des cas compliqués où il s'agit d'une combinaison de sous états.
La dynamique des boards de Klaro est un support réel pour la séparation des préoccupations. Chaque board affiche un sous-ensemble de cartes, et est prévu pour soutenir une équipe qui cherche à atteindre un objectif particulier, ou un sous-objectif. Les boards se synchronisent automatiquement: se concentrer n'est jamais au détriment d'une vue complémentaire ou plus globale.
La manière dont les cartes s'affichent peut être configurée finement par board, pour aider chaque équipe à se concentrer sur ce qui est important. Les priorités peuvent être définies à l'aide de l'ensemble des informations des cartes: dates, nombres, listes, etc.
Changer d'avis, ré-ajuster son projet Klaro parce que le processus a changé, le faire grandir en même temps que l'équipe... tout cela est d'une grande simplicité et en particulier ne nécessite pas d'intervention du service informatique. Parce qu'il s'agit d'événements fréquents dans le monde réel.

Est-ce si simple, réellement?

Bonne question. Notre cherchons à créer un logiciel qui soutienne efficacement autant les processus simples que ceux plus complexes.

Plus vous comprenez et simplifiez votre processus, dans le monde réel, plus un outil de support sera simple également. C'est toujours vrai. En ce sens, Klaro est autant un outil pour aider une équipe à terminer ses tâches, qu'un outil pour aider une équipe à réfléchir à son processus de travail. Dans le but de le rendre simple...

... mais pas simpliste. Tôt ou tard, le monde réel est complexe, et renier ou ignorer cette complexité n'aide pas. Notre stratégie face à la complexité est d'investir dans l'abstraction: nous offrons quelques fonctionnalités simples, qui ouvrent une multitudes de possibilités.

Nous pensons que cette stratégie est gagnante pour toutes les équipes, mais sommes ouverts à être contredits. Vous avez une doute sur la capacité de Klaro à vous aider? Envoyez-nous vos requis complexes, nous configurons Klaro pour vous!